Centrelinkは古いプロジェクト管理の考え方

Centrelinkの事業の大きさと幅は、常にプロジェクトマネジメントのために苦労していることを意味しています。その人とプロジェクトのスケジューリングに新しいアプローチを取ることで状況は劇的に改善されましたが、David Braueの説明によれば、変更は容易ではありませんでした。

過去9年間、Centrelinkは大規模なIT支出の管理を改善する方法に取り組んでおり、Centrelinkの継続的な企業プロジェクトポートフォリオ管理(PPM)イニシアチブは近年、リソーススケジューリングの大きな改善をもたらしました。しかし、何年も経っても、Centrelinkはまだ大規模な構造全体で変化と一貫性を追求するという課題に取り組んでいます。

PPMは、100以上の異なるプログラムを通じた社会的支援の支払いで約630億ドルを管理しているヒューマンサービス代理店のCentrelink(ヒューマンサービス代理店)であるCentrelinkが、1997年から2008年までの一連のプロジェクト管理イニシアチブの最新版です。ますます高価で複雑でミッションクリティカルなITプロジェクトがどのように運用されるかを公式化する必要性を認識しました。

その年、Primavera SystemsのProject PlannerとSureTrak Project Managerシステムの導入は、新設されたCentrelink Project Office(CPO)の巨大なIT開発とプロジェクト管理の重心として創設されました練習。 CPOは1998〜9年に投資意思決定機関の設立により補完され、2000年末にはCentrelinkは口座管理支援を導入してプロセスの活性化にさらなる構造を加えました。

新しいプロジェクトの視野に向けて:多くのプロジェクトが一気に進められており、技術スタッフのスキルと可用性を必要とするプロジェクトに合わせることは、20人以上の専任の従業員によって管理されたフルタイムの努力でした。これらの従業員は、プロジェクト管理者と協力してプロジェクトの進捗状況を追跡し、熟練したアプリケーション開発者、テスター、デバッガおよび他のスタッフが他のプロジェクトに利用できるようになると予測できるようになりました。

Microsoft Projectのような絞り込みツールでは、プロジェクトに割り当てられたリソースのビューが提供されましたが、スケジューリングスタッフは、異なるプロジェクト間のリソースに対する競合する要求を引き続き守る必要がありました。多くの場合、彼らはプロジェクトマネージャーからの近似に頼るしかありませんでしたが、プロジェクトマネージャーは自分自身でプロジェクトのスケジューリングを行っていました。

その結果、CentrelinkによるエンタープライズスケジューリングのマネージャーであるJonathan Toze氏は、定期的にリソースの競合を引き起こしていた「本質的に不適切な計画」と言います。スタッフは頻繁に二重予約されたり、頻繁な範囲の変更や期限のずれによる複雑なプロジェクトでは利用できませんでした。

これらの問題は、すぐに個々のプロジェクトに焦点を当てるのではなく、プロジェクトのポートフォリオ全体に広がる全体像を使ってリソーススケジューリングを管理するトップダウンアプローチであるプロジェクトオフィスのスタッフに、PPMを調査させる動機となりました。

変化の必要性を認識し、2002年3月にCentrelinkはPPMに向けたプッシュの動き、プロジェクト管理文化や支援システムを改善するための関連イニシアチブについて検討しました。ニューイングランド大学とのパートナーシップは、プログラム管理におけるプロフェッショナルディプロマの卒業証書の基礎を築き、Centrelinkのプロジェクトマネージャーは奨励され、テクニカルスタッフはPPMソリューションを評価し、組織全体にテクノロジーを導入しました。

Toze氏は、組織として、私たちの[スケジューリング]成熟度はゼロになっています」と述べました。投資意思決定の管理を改善し、業務約束と正式な意思決定をいくらか可視化する努力がなされました。この変更は、Centrelinkが投資意思決定を行う方法に大きな変化をもたらし、以来、成熟過程を経ています。

ジョナサントーズ、Centrelink

2003〜2005年度に、チームはPrimavera TeamPlayの共同プロジェクト管理システムを導入しました。この環境により、Centrelinkは特定の職務を中心としたプログラム管理の仕組みを構築し、職員間の責任分担を容易にし、利用可能なリソースに対する多くの競合する要求を掘り起こすことができました。

Centrelink全体に徐々に導入されたため、組織は徐々に、投資意思決定モデリング、ポートフォリオガバナンス、資源計画と管理、給付計画と管理、変更管理とその活動を指導し測定する正式なコンピテンシー・フレームワークです。

プロジェクト管理プロセスを公式化することで、プロジェクトが以前に管理された方法が大幅に改善されました。 PPMのもとで、リソーススケジューリングの責任は個々のプロジェクトマネージャに再分配されています。スケジューリングツールは以前の専用スケジューリングスタッフを組織の境界から見てリソース全体の需要を評価できるようにします。

その後の作業では、Primavera環境をCentrelinkのSAP R / 3環境の財務管理モジュールと統合し、プロジェクトリソースと原価計算情報の連携を可能にしました。この結びつきは、PPMイニシアチブに財務指標をもたらしました。これは、プロジェクトマネージャーに資源配分を戻すための財務指標を与えることによってもたらされます。これには、労働とプロジェクトの経費をより正確に追跡し、リソースの可用性を向上させ、タイムシート情報に基づいて自動的にコストを回収し、実際のプロジェクトコストをPrimavera環境に戻してレポートを改善することができます。

Toze氏は、「PrimaveraとSAPの間の移行は大きな利益をもたらしました」と述べています。「Centrelinkは、価値ある付加価値の点で最先端のツールセットと素晴​​らしい機能を提供しています。それが実行されているプロジェクト。

標準に基づいた変更、PPMツールと財務的連携により、Centrelinkのプロジェクトプロセスをよりよく管理し、そのメトリックを提供しています。しかし、実際の課題は、新しい能力を生かすために開発と管理の文化を変えようとする組織の努力から来ている。

主要な変更要件は、プロジェクトスケジューリングのための正式で標準化されたプロセスの開発でした。これらのプロセスは、必要な手続き上の問題に対処し、個々の従業員のスキルの記述などのタスクに必須のデータ構造を設定します。

このような標準化は、PPMが組織全体に一貫して適用されるために不可欠であり、意味のある報告が作成される場合には重要です。標準が組織全体に一貫して適用されるように、Centrelinkは、PPMの要件に手続き的な重みを付けるガバナンスフレームワークである公式スケジューリング成熟度モデル(SMM)に取り入れました。

しかし、これはプロセスからコンプライアンスまでの長い道のりです。トイズ氏は、近年、SMMを日常業務プロセスに導入するための協調的な取り組みが見られると述べています。しかし、大幅に改善されたスケジューリングツールの可用性にもかかわらず、多くの従業員はツールが構築されたPPMの原則を完全に受け入れるのに時間をかけています。

私たちは現在、経営幹部によって支持されサポートされている非常に明確なスケジューリング基準を持っていますが、文化的な変化は必ずしも私たちが設定した基準に追いついているわけではありません」とToze氏は認めます。遵守は組織全体で必ずしも一貫しているわけではありません。優れたポケットがあり、コンプライアンスが良好なポケットがあり、サポートが必要な領域があります。

しかし、個々のユーザーのプロジェクトポートフォリオ管理の高度化の違いにもかかわらず、CentrelinkのPPMへの壮大な旅は、大きな文化的および手続き上の利点をもたらしました。効果的なプロジェクト管理とスケジューリングの原則に関する一般的な理解が大幅に高まっています。多くのチームは、リソーススケジューリングの競合を軽減することにより、プロジェクトがよりスムーズに実行されることをすでに見ています。マネージャーも、Centrelinkの膨大なプロジェクトポートフォリオ内の相対的なパフォーマンスと地位をより明確に把握することによって利益を得ています。

しかし、このような大きな変化は決して簡単には起こりません.PPM主導の組織変更の問題は、2005年12月までにCentrelinkに期限を延長し、プロジェクトポートフォリオ管理の成熟を延期することになりました。私たちはPPMの成熟度には至っていません」とToze氏は認めています。

それでも、これまでに提供されてきた価値を認識することが重要だと彼は言います。 「2004年には計画は立てられておらず、まったく起こっていなかった」と彼は説明する。

「しかし、我々は過大な過大評価から、本質的に不適切な計画が発生したことから、ポートフォリオ全体にわたる良好で正確な計画へと移行しました。私たちが実際にできることについてより良い投資とポートフォリオ管理の決定を下すことができます」

Chorus、ニュージーランドのギガビットスピードブロードバンドを発表

国防総省のサイバー緊急対応を批判したペンタゴン

ブラジルのパラリンピックは技術革新の恩恵を受ける

ブラジル政府がWazeを禁止する可能性